Cloudtelefonie

Mit einer Cloud-Telefonanlage nutzen Sie die Funktionen einer professionellen Telefonanlage, ohne eine eigene zentrale TK-Anlage in Ihrem Unternehmen betreiben zu müssen. Nebenstellen, Rufnummern, Rufgruppen und weitere Funktionen werden über eine zentrale Plattform bereitgestellt und können flexibel verwaltet werden.

Cloudtelefonie eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten, Mitarbeitern im Homeoffice oder wechselnden Arbeitsplätzen. Neue Benutzer und Nebenstellen lassen sich vergleichsweise einfach ergänzen. Wir beraten Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung und übernehmen Einrichtung, Konfiguration und Anbindung Ihrer Endgeräte.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Bei einer klassischen Telefonanlage befindet sich die zentrale Technik im eigenen Unternehmen. Bei einer Cloud-Telefonanlage wird diese zentrale Telefonanlagenfunktion durch einen externen Dienst bereitgestellt. Ihre Telefone und Anwendungen verbinden sich über das Internet mit der Plattform.

Eine eigene zentrale Telefonanlagen-Hardware vor Ort ist dadurch in der Regel nicht mehr erforderlich. Benötigt werden jedoch weiterhin geeignete Endgeräte, ein funktionierendes Netzwerk und eine ausreichend stabile Internetverbindung.

Flexibel telefonieren – im Büro und unterwegs

Mitarbeiter sind heute nicht mehr ausschließlich an einem festen Büroarbeitsplatz tätig. Mit einer Cloud-Telefonanlage können Nebenstellen abhängig von der gewählten Lösung auf unterschiedlichen Endgeräten genutzt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• professionelle IP-Tischtelefone
• schnurlose DECT-Telefone
• Computer oder Notebooks mit einer Telefonie-Anwendung
• Smartphones mit einer geeigneten App
• Headsets für Büro und Homeoffice

So können Mitarbeiter auch außerhalb des Firmengebäudes unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar bleiben. Welche Geräte und Anwendungen unterstützt werden, hängt vom jeweiligen Anbieter und Tarif ab.

Eine Telefonanlage für mehrere Standorte

Unternehmen mit mehreren Niederlassungen können ihre Telefonie über eine gemeinsame Cloud-Telefonanlage organisieren. Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten werden innerhalb eines Systems als Nebenstellen eingerichtet und können direkt miteinander kommunizieren.

Dadurch lassen sich einheitliche Rufnummernkonzepte, gemeinsame Rufgruppen und standortübergreifende Weiterleitungen umsetzen. Auch Homeoffice-Arbeitsplätze können in die zentrale Kommunikationsstruktur eingebunden werden.

Wir helfen Ihnen dabei, Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter sinnvoll zu strukturieren und die passenden Erreichbarkeitsregeln einzurichten.

Nebenstellen und Rufnummern nach Bedarf

Cloud-Telefonanlagen lassen sich in vielen Fällen flexibel an die Unternehmensgröße anpassen. Wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, können zusätzliche Nebenstellen eingerichtet und vorhandenen Rufnummern oder Rufgruppen zugeordnet werden.

Auch bei organisatorischen Änderungen lassen sich Einstellungen anpassen. Mitarbeiter können anderen Abteilungen zugewiesen, Weiterleitungen geändert oder zusätzliche Endgeräte eingebunden werden.

Der genaue Funktionsumfang sowie mögliche Kosten für zusätzliche Benutzer, Rufnummern oder Optionen richten sich nach dem gewählten Anbieter und Tarif.

Rufgruppen und intelligente Anrufverteilung

Mit Rufgruppen können mehrere Mitarbeiter unter einer gemeinsamen Rufnummer erreichbar gemacht werden. Eingehende Gespräche werden je nach Konfiguration gleichzeitig, nacheinander oder nach bestimmten Regeln an die zuständigen Nebenstellen verteilt.

Eine solche Anrufverteilung eignet sich beispielsweise für:

• Empfang und Zentrale
• Vertrieb und Kundenberatung
• Service und Support
• Bestellannahme
• mehrere Standorte mit gemeinsamer Rufnummer

Wir stimmen die Verteilung auf Ihre Arbeitsabläufe ab und richten Vertretungen, Weiterleitungen und zeitabhängige Regeln ein.

Geschäftszeiten, Ansagen und Weiterleitungen

Abhängig von der gewählten Cloud-Telefonanlage können Geschäftszeiten und Erreichbarkeitsregeln zentral festgelegt werden. Während der Öffnungszeiten werden Anrufe beispielsweise an eine Rufgruppe verteilt. Außerhalb der Geschäftszeiten kann eine Ansage abgespielt oder eine andere Weiterleitung aktiviert werden.

Auch persönliche oder zentrale Anrufbeantworter können eingerichtet werden. Nachrichten lassen sich je nach System am Telefon, über eine Anwendung oder als Benachrichtigung abrufen.

IP-Telefone und vorhandene Endgeräte

Für Cloudtelefonie können professionelle IP-Telefone eingesetzt werden, die sich direkt mit der Plattform verbinden. Ob bereits vorhandene Telefone weiterverwendet werden können, hängt von Hersteller, Modell, Softwarestand und den Anforderungen des jeweiligen Anbieters ab.

Wir prüfen die vorhandenen Geräte und zeigen Ihnen, welche Telefone geeignet sind. Falls neue Endgeräte benötigt werden, beraten wir Sie bei der Auswahl passender Tischtelefone, DECT-Geräte und Headsets.

Die Endgeräte können auf Wunsch vorkonfiguriert und den vorgesehenen Benutzern zugeordnet werden.

Softphone für Computer und Notebook

Mit einem Softphone kann ein Computer oder Notebook als Telefon verwendet werden. Die Gespräche werden über eine Anwendung und ein angeschlossenes Headset geführt. Das eignet sich besonders für Mitarbeiter, die viel am Computer arbeiten oder regelmäßig zwischen Büro und Homeoffice wechseln.

Je nach Lösung können über das Softphone auch Kontakte, Anruflisten, Erreichbarkeitsstatus und Weiterleitungen verwaltet werden. Wir unterstützen Sie bei der Installation und Einrichtung der benötigten Anwendung.

Mobile Erreichbarkeit per App

Viele Cloud-Telefonanlagen bieten Anwendungen für Smartphones. Damit können geschäftliche Gespräche über die Unternehmensrufnummer geführt und angenommen werden, ohne die private Mobilfunknummer weitergeben zu müssen.

Die verfügbaren Funktionen hängen von der eingesetzten Plattform und dem gewählten Tarif ab. Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche mobilen Funktionen benötigt werden und richten die Benutzer entsprechend ein.

Die Internetverbindung als technische Grundlage

Da Gespräche über das Datennetzwerk und das Internet übertragen werden, ist eine stabile Verbindung besonders wichtig. Bandbreite, Netzwerkauslastung und Qualität der Netzwerkkomponenten können die Sprachqualität beeinflussen.

Vor der Umstellung betrachten wir deshalb auch Ihre vorhandene Infrastruktur. Dazu gehören unter anderem:

• Internetanschluss und verfügbare Bandbreite
• Router und Firewall
• Netzwerkverkabelung
• Switches und Stromversorgung
• WLAN-Abdeckung bei drahtlos genutzten Geräten
• Priorisierung der Sprachübertragung im Netzwerk

Falls Anpassungen erforderlich sind, beziehen wir diese in die Planung ein. So entsteht eine Gesamtlösung, bei der Telefonie und Netzwerk zuverlässig zusammenarbeiten.

Sicherheit und Benutzerverwaltung

Eine Cloud-Telefonanlage sollte vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Sichere Zugangsdaten, klar definierte Benutzerrechte und regelmäßig gepflegte Endgeräte sind wichtige Bestandteile der Einrichtung.

Wir konfigurieren Benutzer und Berechtigungen passend zu Ihrer Organisation. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Verwaltungsfunktionen. Durch eine sinnvolle Rollenverteilung bleibt die Bedienung übersichtlich und sicher.

Umstellung von einer bestehenden Telefonanlage

Wenn eine vorhandene Telefonanlage durch eine Cloud-Lösung ersetzt werden soll, planen wir die Umstellung sorgfältig. Zunächst erfassen wir Rufnummern, Nebenstellen, Rufgruppen, Endgeräte und bestehende Weiterleitungen.

Anschließend entwickeln wir eine neue Struktur und bereiten die Benutzer sowie Endgeräte vor. Bestehende Rufnummern können abhängig von Anbieter und technischen Voraussetzungen übernommen werden. Die dafür notwendigen Schritte und möglichen Übergangszeiten werden im Vorfeld abgestimmt.

Unser Ziel ist ein geordneter Wechsel mit möglichst geringen Beeinträchtigungen für Ihren Geschäftsbetrieb.

Einrichtung und Inbetriebnahme

Wir übernehmen die Einrichtung der Cloud-Telefonanlage und konfigurieren Nebenstellen, Benutzer, Rufgruppen, Ansagen und Weiterleitungen. Anschließend verbinden wir die vorgesehenen Telefone und Anwendungen mit dem System.

Vor der Übergabe prüfen wir eingehende und ausgehende Gespräche, interne Verbindungen und die wichtigsten Erreichbarkeitsregeln. Auch Funktionen für Homeoffice und mobile Nutzung werden entsprechend der vereinbarten Konfiguration getestet.

Verständliche Einweisung

Nach der Einrichtung zeigen wir Ihren Mitarbeitern, wie die neue Telefonielösung im Alltag verwendet wird. Dazu gehören beispielsweise das Annehmen und Weiterverbinden von Gesprächen, interne Anrufe, Rufumleitungen, Anrufbeantworter und die Nutzung von Anwendungen.

Administratoren erhalten auf Wunsch eine zusätzliche Einweisung in die wichtigsten Verwaltungsfunktionen. So können einfache Änderungen später selbst vorgenommen werden, sofern dies gewünscht ist.

Support und laufende Anpassungen

Auch nach der Inbetriebnahme bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Wir unterstützen Sie bei neuen Mitarbeitern, zusätzlichen Nebenstellen, geänderten Rufgruppen oder der Einrichtung weiterer Endgeräte.

Wenn sich Ihre Unternehmensstruktur verändert, kann die Konfiguration entsprechend angepasst werden. Dadurch wächst die Cloud-Telefonanlage mit Ihren Anforderungen.

Persönliche Beratung und individuelles Angebot

Sie möchten Ihre Telefonie flexibler gestalten oder mehrere Standorte und Homeoffice-Arbeitsplätze in einer gemeinsamen Lösung verbinden? Wir besprechen Ihre Anforderungen, prüfen die vorhandene Infrastruktur und vergleichen geeignete Möglichkeiten.

Anschließend erhalten Sie ein individuelles Angebot für Cloud-Telefonie, Endgeräte, Einrichtung und Betreuung. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und vereinbaren Sie einen persönlichen Beratungstermin.